Tietosuojaseloste

Käsittelyn tarkoitus:

Koulunkäynnin ja oppimistulosten hallinta ja valvonta

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Oppilaan perus- ja yhteystiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, ym.). – Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot.

– Oppilaan osoite ja huoltajantiedot eivät ole rekisterissä, mikäli oppilaalla on turvakielto.

– Oppilasta koskevat päätökset (erityisopetus, ym.). Oppilaan kouluun ilmoittautumistieto.

– Koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. koulu, luokka, vuosiaste).

– Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (mm. peruskoulun oppilas).

– Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen, kursseineen, kurssivalintoineen ja arvosanoineen.

– Opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma).

– Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki).

– Maahanmuuttoon liittyvät tiedot (Suomeen-tulopäivä).

– Todistuksiin ja aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot.

– Oppilaiden tuntimerkinnät mm. poissaolot.

– Opettajien perus- ja yhteystiedot. (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot).

– Koulun muun henkilökunnan tiedot (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot.)

Tietojen säilytysajat:

– Oppilaan henkilötiedot ja arvosanatiedot: pysyvästi

– Muut tiedot: oppivelvollisuusaika + 10v

– Poissaolorekisteri: lukuvuosi + 1 v

– Perusopetuksen päättötodistukset: pysyvästi tai 50 v

– Lukuvuositodistukset: oppivelvollisuusaika

– Erotodistukset ja niiden liitteet: pysyvästi tai 50 v

– Leirikoulun osallistujaluettelot: 5 v

– Työelämään tutustumisasiakirjat: oppivelvollisuusaika

– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset, tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilas-kohtaiset asiakirjat): 50 v

– Oppilaan palkitsemiseen liittyvät rekisterit, luettelot tai vastaavat sekä erilaisten kilpailu- tai kannustustapahtumien asiakirjat ja palkintojen saajaluettelot: pysyvästi

– Määräaikaiset erottamispäätökset selvityksineen: oppivelvollisuusaika + 10 v – Oppivelvollisen erottamisajan opetukseen liittyvät järjestelyasiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus, huoltajuus, huoltajien yhteystiedot),

– Koulunkäyntitiedot (koulun nimi, luokka-aste, oppivelvollisuus, luokkamuoto)

– Tieto erityisen tuen päätöksestä sekä henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevasta suunnitelmasta (HOJKS)

– Yhteistyötahot (aiemmat, nykyiset)

– Asiakaskertomus (yhteydenottaja, asiakkaaksi tulon syy, tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet, suunnitelmat, toimenpidesuositukset, yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset, arviointi)

– Asiakirjaliikenne, asiakirjan luovutus (merkinnän tehneen työntekijän nimi, päivämäärä, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva)

– Saadut asiakirjat (saapumisajankohta, lähde)

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Tet-paikat ja niiden vastuuhenkilöt

– Opintopolun tulokset

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilaskohtaiset asiakirjat) – Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille, oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat)

Tietojen säilytysajat:

– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat 50 v

– Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille: 10 v

– Oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat): 10 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Huoltajien yhteystiedot

– Läsnäolo

– Yksilöllinen esiopetussuunnitelma

Tietojen säilytysajat:

– Hoitoajat: 10 v

– Yksilöllinen esikasvatussuunntelma: 10 v

– Läsnäolotiedot: 2 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Huoltajien nimi sekä yhteystiedot.

(Lapsen osoite ja huoltajan tiedot eivät ole rekisterissä, mikäli lapsella on turvakielto)

– Lapsen äidinkieli.

– Lasta koskevat päätökset (erityisopetus).

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Vanhempien ilmoittamat terveystiedot tai ruoka-aineallergiat

– Päivittäisen hoidon pituus

– Osallistumistiedot koulun kerhoihin tai muuhun iltapäivätoimintaan

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Työsopimus, työtodistus, palkanmaksutiedot, vuosilomatiedot

– Sairauspoissaolot, muut poissaolot, työajanseuranta

– Tapaturmavakuutuspäätökset, Kelan päätökset

– Työntekijöiden koulutus- ja kurssitodistukset

– Avainten vastaanotto, oppilashallintarekisterin tietojen käsittelyoikeus

– Salassapitosopimus

Tietojen säilytysajat:

– Hakupaperit: 2 v

– Työtodistukset: 10 v

– Työsopimus: työssäoloaika + 10 v

– Vuosilomakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikanavuosiloma olisi ollut annettava tai lomakorvaus maksettava

– Palkkatiedot: tilikauden jälkeen 10 v

– Työaikakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jota koskee

– Sähköpostiosoite ja tietojärjestelmään liittyvät käyttöoikeudet: työsuhteen kesto

– Koulun kotisivuilla oleva tieto: työsuhteen kesto

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Työsuhdetiedot, sisältäen mm. nykyistä ja aiempia työnantajia ja työpaikkoja koskevat tiedot,

– Mahdolliset CV-tiedot, sisältäen koulutus- ja työhistoriatiedot.

Tietojen säilytysajat:

– Muut hakemukset poistetaan rekrytoinnin päätyttyä.

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Liittymispäivä

– Luottamustoimet

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Pankkitiedot

– Vuokrasopimus

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

Käsittelyn tarkoitus:

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Tietojen säilytysajat:

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä