Tietosuoja
Tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
Nimi
Agape-keskus ry
Osoite
Palkkatilankatu 6 D, 00240 Helsinki
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
050 3392008 / 050 4343746, kristillinenkoulu@suhe.net
2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi
Agape-keskus ry
Osoite
Palkkatilankatu 6 D, 00240 Helsinki
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
050 3392008 / 050 4343746, kristillinenkoulu@suhe.net
3 Rekisterit
3.1. Koulun rekisterit
3.1.1 Koulunkäynnin ja oppimistulosten hallinta ja valvonta
Käsittelyn tarkoitus: |
Koulunkäynnin ja oppimistulosten hallinta ja valvonta |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Oppilaan perus- ja yhteystiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, ym.). – Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot. – Oppilaan osoite ja huoltajantiedot eivät ole rekisterissä, mikäli oppilaalla on turvakielto. – Oppilasta koskevat päätökset (erityisopetus, ym.). Oppilaan kouluun ilmoittautumistieto. – Koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. koulu, luokka, vuosiaste). – Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (mm. peruskoulun oppilas). – Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen, kursseineen, kurssivalintoineen ja arvosanoineen. – Opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma). – Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki). – Maahanmuuttoon liittyvät tiedot (Suomeen-tulopäivä). – Todistuksiin ja aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot. – Oppilaiden tuntimerkinnät mm. poissaolot. – Opettajien perus- ja yhteystiedot. (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot). – Koulun muun henkilökunnan tiedot (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot.) |
Tietojen säilytysajat: |
– Oppilaan henkilötiedot ja arvosanatiedot: pysyvästi – Muut tiedot: oppivelvollisuusaika + 10v – Poissaolorekisteri: lukuvuosi + 1 v – Perusopetuksen päättötodistukset: pysyvästi tai 50 v – Lukuvuositodistukset: oppivelvollisuusaika – Erotodistukset ja niiden liitteet: pysyvästi tai 50 v – Leirikoulun osallistujaluettelot: 5 v – Työelämään tutustumisasiakirjat: oppivelvollisuusaika – Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset, tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilas-kohtaiset asiakirjat): 50 v – Oppilaan palkitsemiseen liittyvät rekisterit, luettelot tai vastaavat sekä erilaisten kilpailu- tai kannustustapahtumien asiakirjat ja palkintojen saajaluettelot: pysyvästi – Määräaikaiset erottamispäätökset selvityksineen: oppivelvollisuusaika + 10 v – Oppivelvollisen erottamisajan opetukseen liittyvät järjestelyasiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.1.2. Poissaolojen seuranta
Käsittelyn tarkoitus: |
Poissaolojen seuranta |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
Poissaolot |
Tietojen säilytysajat: |
Lukuvuosi + 1v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.1.3. Kurinpitotoimenpiteiden seuranta
Käsittelyn tarkoitus: |
Kurinpitotoimenpiteiden seuranta |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
Kurinpitotoimenpiteet |
Tietojen säilytysajat: |
Oppivelvollisuusaika + 10v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.1.4. Oppilashuollon toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Oppilashuollon toteuttaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Työntekijän nimi, asiakkaan henkilö- ja perhetiedot (nimet ja henkilötunnus,
sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus, huoltajuus, huoltajien yhteystiedot), – Koulunkäyntitiedot (koulun nimi, luokka-aste, oppivelvollisuus, luokkamuoto) – Tieto erityisen tuen päätöksestä sekä henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevasta suunnitelmasta (HOJKS) – Yhteistyötahot (aiemmat, nykyiset) – Asiakaskertomus (yhteydenottaja, asiakkaaksi tulon syy, tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet, suunnitelmat, toimenpidesuositukset, yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset, arviointi) – Asiakirjaliikenne, asiakirjan luovutus (merkinnän tehneen työntekijän nimi, päivämäärä, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) – Saadut asiakirjat (saapumisajankohta, lähde) |
Tietojen säilytysajat: |
Oppivelvollisuusaika + 10v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.1.4. Oppilaanohjauksen toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Oppilaanohjauksen toeuttaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Oppilaan nimi
– Tet-paikat ja niiden vastuuhenkilöt – Opintopolun tulokset |
Tietojen säilytysajat: |
Oppivelvollisuusaika |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.1.5. Tapaturmista ilmoittaminen vakuutuslaitokselle
Käsittelyn tarkoitus: |
Tapaturmista ilmoittaminen vakuutuslaitokselle |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Opetus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset
– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilaskohtaiset asiakirjat) – Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille, oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat) |
Tietojen säilytysajat: |
– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset: 50v
– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat 50 v – Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille: 10 v – Oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat): 10 v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.2. Päiväkodin, esikoulun ja iltapäiväkerhon rekisterit
3.2.2. Esiopetuksen toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Esiopetuksen toeuttaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Esikoulu |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Oppilaan nimi ja yhteystiedot
– Huoltajien yhteystiedot – Läsnäolo – Yksilöllinen esiopetussuunnitelma |
Tietojen säilytysajat: |
– Perustiedot: 10 v
– Hoitoajat: 10 v – Yksilöllinen esikasvatussuunntelma: 10 v – Läsnäolotiedot: 2 v |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.2.3. Päiväkodin toiminnan toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Päiväkodin toiminnan toteuttaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Päiväkoti |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Päiväkodin asiakkaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Lapsen nimi ja henkilötunnus sekä osoite.
– Huoltajien nimi sekä yhteystiedot. (Lapsen osoite ja huoltajan tiedot eivät ole rekisterissä, mikäli lapsella on turvakielto) – Lapsen äidinkieli. – Lasta koskevat päätökset (erityisopetus). |
Tietojen säilytysajat: |
Asiakassuhteen ajan |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.2.4. Iltapäiväkerhon toiminnan toteuttaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Iltapäiväkerhon toiminnan toteuttaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Iltapäiväkerho |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Iltapäiväkerhon asiakkaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Vuosittaiset yhteystiedot huoltajista.
– Vanhempien ilmoittamat terveystiedot tai ruoka-aineallergiat – Päivittäisen hoidon pituus – Osallistumistiedot koulun kerhoihin tai muuhun iltapäivätoimintaan |
Tietojen säilytysajat: |
Asiakassuhteen ajan |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3. Muut rekisterit
3.3.1. Työnantajan lakisääteiset velvollisuudet
Käsittelyn tarkoitus: |
Työnantajan lakisääteiset velvollisuudet |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään |
Henkilöstörekisteri |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Henkilöstö |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Työntekijän nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot
– Työsopimus, työtodistus, palkanmaksutiedot, vuosilomatiedot – Sairauspoissaolot, muut poissaolot, työajanseuranta – Tapaturmavakuutuspäätökset, Kelan päätökset – Työntekijöiden koulutus- ja kurssitodistukset – Avainten vastaanotto, oppilashallintarekisterin tietojen käsittelyoikeus – Salassapitosopimus |
Tietojen säilytysajat: |
– Henkilötiedot: työsuhteen kesto
– Hakupaperit: 2 v – Työtodistukset: 10 v – Työsopimus: työssäoloaika + 10 v – Vuosilomakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikanavuosiloma olisi ollut annettava tai lomakorvaus maksettava – Palkkatiedot: tilikauden jälkeen 10 v – Työaikakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jota koskee – Sähköpostiosoite ja tietojärjestelmään liittyvät käyttöoikeudet: työsuhteen kesto – Koulun kotisivuilla oleva tieto: työsuhteen kesto |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3.2. Rekrytointi
Käsittelyn tarkoitus: |
Rekrytointi |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Avoimen toimen täyttäminen |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Työnhakijat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Henkilötiedot
– Työsuhdetiedot, sisältäen mm. nykyistä ja aiempia työnantajia ja työpaikkoja koskevat tiedot, – Mahdolliset CV-tiedot, sisältäen koulutus- ja työhistoriatiedot. |
Tietojen säilytysajat: |
– Toimeen valitun hakemus: 2 v.
– Muut hakemukset poistetaan rekrytoinnin päätyttyä. |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3.3. Yhteydenpito Agape-keskus ry:n tukijoihin
Käsittelyn tarkoitus: |
Yhteydenpito koulun tukijoihin |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Tiedotus |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Työnhakijat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
Yhteystiedot |
Tietojen säilytysajat: |
Asiakassuhteen ajan |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3.4. Yhdistyksen jäsenyyden hallinta
Käsittelyn tarkoitus: |
Jäsenyyden hallinta |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Yhdistyksen toiminta |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Jäsenet |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Yhteystiedot
– Liittymispäivä – Luottamustoimet |
Tietojen säilytysajat: |
Jäsenyyden ajan |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3.5. Tilojen vuokraaminen
Käsittelyn tarkoitus: |
Tilojen vuokraaminen |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Varainhankinta |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Vuokralaiset |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
– Yhteystiedot
– Pankkitiedot – Vuokrasopimus |
Tietojen säilytysajat: |
Asiakasuhteen ajan |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
3.3.6. Tiedon arkistointi
Käsittelyn tarkoitus: |
Tiedon arkistointi |
Tehtävä, johon tietoja käsitellään: |
Arkisto |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä: |
Oppilaat, henkilökunta, asiakkaat |
Kuvaus henkilötietoryhmistä: |
Arkistoitavat tiedot |
Tietojen säilytysajat: |
Arkistoimissäännön mukainen aika |
Turvatoimet: |
Pääsyn valvonta |
Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin: |
Ei siirretä |
4 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
- Toisen asteen opintojen järjestäjille
- Toisille kouluille oppilaan vaihtaessa koulua
5 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Agape-keskus ry:n rekisterien tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen opettaja tai koulun hallintoon kuuluva henkilö voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan.
Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Arvosanat, poissaolot ym oppilaskohtaiset merkinnät
Opettajat säilyttävät näitä tietoja itsenäisesti.
6 Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (HetiL 26 §). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena. Tästä poikkeuksena ovat oppilaita koskevat arvosanat. Ne saadaan lukuvuosittain aina todistusten luovuttamisen yhteydessä.
Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.
Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.
Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.
7 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä.
Tiedonkorjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.
Sähköpostitse lähetettävät korjauspyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.
8 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Agape-keskus ry voi luovuttaa rekistereistään markkina- ja mielipidetutkimusta tai koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten vain rekisteröidyn suostumuksella
(L621/1999, 16.3 §).
Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja kaikkia edellä mainittuja tarkoituksia varten. Rekisteröity voi kieltää tietojensa luovuttamisen, vaikka olisikin aiemmin antanut suostumuksensa tietojen käyttöön. Rekisteröidyllä on siten mahdollisuus kieltää tietojensa luovuttaminen, milloin tahansa Agape-keskus ry:lle postitse toimitettavalla lomakkeella tai sähköpostilla.
Pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.
Sähköpostitse lähetettävät pyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.