Koti »  Agape »  Tietosuoja

Tietosuoja

Tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Nimi

Agape-keskus ry

Osoite

Palkkatilankatu 6 D, 00240 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

050 3392008 / 050 4343746, kristillinenkoulu@suhe.net

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Agape-keskus ry

Osoite

Palkkatilankatu 6 D, 00240 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

050 3392008 / 050 4343746, kristillinenkoulu@suhe.net

3 Rekisterit

3.1. Koulun rekisterit

3.1.1 Koulunkäynnin ja oppimistulosten hallinta ja valvonta

Käsittelyn tarkoitus:

Koulunkäynnin ja oppimistulosten hallinta ja valvonta

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Oppilaan perus- ja yhteystiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, ym.). – Oppilaan huoltajien nimi- ja yhteystiedot.

– Oppilaan osoite ja huoltajantiedot eivät ole rekisterissä, mikäli oppilaalla on turvakielto.

– Oppilasta koskevat päätökset (erityisopetus, ym.). Oppilaan kouluun ilmoittautumistieto.

– Koulunkäyntiin liittyvät tiedot (mm. koulu, luokka, vuosiaste).

– Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (mm. peruskoulun oppilas).

– Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen, kursseineen, kurssivalintoineen ja arvosanoineen.

– Opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma).

– Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki).

– Maahanmuuttoon liittyvät tiedot (Suomeen-tulopäivä).

– Todistuksiin ja aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot.

– Oppilaiden tuntimerkinnät mm. poissaolot.

– Opettajien perus- ja yhteystiedot. (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot).

– Koulun muun henkilökunnan tiedot (mm. hetu, nimi, osoite, puhelinnumerot.)

Tietojen säilytysajat:

– Oppilaan henkilötiedot ja arvosanatiedot: pysyvästi

– Muut tiedot: oppivelvollisuusaika + 10v

– Poissaolorekisteri: lukuvuosi + 1 v

– Perusopetuksen päättötodistukset: pysyvästi tai 50 v

– Lukuvuositodistukset: oppivelvollisuusaika

– Erotodistukset ja niiden liitteet: pysyvästi tai 50 v

– Leirikoulun osallistujaluettelot: 5 v

– Työelämään tutustumisasiakirjat: oppivelvollisuusaika

– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset, tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilas-kohtaiset asiakirjat): 50 v

– Oppilaan palkitsemiseen liittyvät rekisterit, luettelot tai vastaavat sekä erilaisten kilpailu- tai kannustustapahtumien asiakirjat ja palkintojen saajaluettelot: pysyvästi

– Määräaikaiset erottamispäätökset selvityksineen: oppivelvollisuusaika + 10 v – Oppivelvollisen erottamisajan opetukseen liittyvät järjestelyasiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.1.2. Poissaolojen seuranta

Käsittelyn tarkoitus:

Poissaolojen seuranta

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Poissaolot

Tietojen säilytysajat:

Lukuvuosi + 1v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.1.3. Kurinpitotoimenpiteiden seuranta

Käsittelyn tarkoitus:

Kurinpitotoimenpiteiden seuranta

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Kurinpitotoimenpiteet

Tietojen säilytysajat:

Oppivelvollisuusaika + 10v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.1.4. Oppilashuollon toteuttaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Oppilashuollon toteuttaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Työntekijän nimi, asiakkaan henkilö- ja perhetiedot (nimet ja henkilötunnus,

sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus, huoltajuus, huoltajien yhteystiedot),

– Koulunkäyntitiedot (koulun nimi, luokka-aste, oppivelvollisuus, luokkamuoto)

– Tieto erityisen tuen päätöksestä sekä henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevasta suunnitelmasta (HOJKS)

– Yhteistyötahot (aiemmat, nykyiset)

– Asiakaskertomus (yhteydenottaja, asiakkaaksi tulon syy, tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet, suunnitelmat, toimenpidesuositukset, yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset, arviointi)

– Asiakirjaliikenne, asiakirjan luovutus (merkinnän tehneen työntekijän nimi, päivämäärä, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva)

– Saadut asiakirjat (saapumisajankohta, lähde)

Tietojen säilytysajat:

Oppivelvollisuusaika + 10v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.1.4. Oppilaanohjauksen toteuttaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Oppilaanohjauksen toeuttaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Oppilaan nimi

– Tet-paikat ja niiden vastuuhenkilöt

– Opintopolun tulokset

Tietojen säilytysajat:

Oppivelvollisuusaika

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.1.5. Tapaturmista ilmoittaminen vakuutuslaitokselle

Käsittelyn tarkoitus:

Tapaturmista ilmoittaminen vakuutuslaitokselle

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Opetus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset

– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat (selvitykset ym. vastaavat oppilaskohtaiset asiakirjat) – Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille, oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat)

Tietojen säilytysajat:

– Vakuutuslaitoksille tehtävät tapaturmailmoitukset: 50v

– Tapaturmiin liittyvät asiakirjat 50 v

– Lähetteet terveydenhoitoviranomaisille: 10 v

– Oppilaskohtainen kirjeenvaihto (mm. apuvälineitä koskevat hankinnat): 10 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.2. Päiväkodin, esikoulun ja iltapäiväkerhon rekisterit

3.2.2. Esiopetuksen toteuttaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Esiopetuksen toeuttaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Esikoulu

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Oppilaan nimi ja yhteystiedot

– Huoltajien yhteystiedot

– Läsnäolo

– Yksilöllinen esiopetussuunnitelma

Tietojen säilytysajat:

– Perustiedot: 10 v

– Hoitoajat: 10 v

– Yksilöllinen esikasvatussuunntelma: 10 v

– Läsnäolotiedot: 2 v

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

3.2.3. Päiväkodin toiminnan toteuttaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Päiväkodin toiminnan toteuttaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Päiväkoti

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Päiväkodin asiakkaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Lapsen nimi ja henkilötunnus sekä osoite.

– Huoltajien nimi sekä yhteystiedot.

(Lapsen osoite ja huoltajan tiedot eivät ole rekisterissä, mikäli lapsella on turvakielto)

– Lapsen äidinkieli.

– Lasta koskevat päätökset (erityisopetus).

Tietojen säilytysajat:

Asiakassuhteen ajan

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.2.4. Iltapäiväkerhon toiminnan toteuttaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Iltapäiväkerhon toiminnan toteuttaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Iltapäiväkerho

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Iltapäiväkerhon asiakkaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Vuosittaiset yhteystiedot huoltajista.

– Vanhempien ilmoittamat terveystiedot tai ruoka-aineallergiat

– Päivittäisen hoidon pituus

– Osallistumistiedot koulun kerhoihin tai muuhun iltapäivätoimintaan

Tietojen säilytysajat:

Asiakassuhteen ajan

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.3. Muut rekisterit

3.3.1. Työnantajan lakisääteiset velvollisuudet

Käsittelyn tarkoitus:

Työnantajan lakisääteiset velvollisuudet

Tehtävä, johon tietoja käsitellään

Henkilöstörekisteri

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Henkilöstö

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Työntekijän nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot

– Työsopimus, työtodistus, palkanmaksutiedot, vuosilomatiedot

– Sairauspoissaolot, muut poissaolot, työajanseuranta

– Tapaturmavakuutuspäätökset, Kelan päätökset

– Työntekijöiden koulutus- ja kurssitodistukset

– Avainten vastaanotto, oppilashallintarekisterin tietojen käsittelyoikeus

– Salassapitosopimus

Tietojen säilytysajat:

– Henkilötiedot: työsuhteen kesto

– Hakupaperit: 2 v

– Työtodistukset: 10 v

– Työsopimus: työssäoloaika + 10 v

– Vuosilomakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikanavuosiloma olisi ollut annettava tai lomakorvaus maksettava

– Palkkatiedot: tilikauden jälkeen 10 v

– Työaikakirjanpito: 2 v, sen kalenterivuoden päättymisestä, jota koskee

– Sähköpostiosoite ja tietojärjestelmään liittyvät käyttöoikeudet: työsuhteen kesto

– Koulun kotisivuilla oleva tieto: työsuhteen kesto

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

3.3.2. Rekrytointi

Käsittelyn tarkoitus:

Rekrytointi

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Avoimen toimen täyttäminen

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Työnhakijat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Henkilötiedot

– Työsuhdetiedot, sisältäen mm. nykyistä ja aiempia työnantajia ja työpaikkoja koskevat tiedot,

– Mahdolliset CV-tiedot, sisältäen koulutus- ja työhistoriatiedot.

Tietojen säilytysajat:

– Toimeen valitun hakemus: 2 v.

– Muut hakemukset poistetaan rekrytoinnin päätyttyä.

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

3.3.3. Yhteydenpito Agape-keskus ry:n tukijoihin

Käsittelyn tarkoitus:

Yhteydenpito koulun tukijoihin

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Tiedotus

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Työnhakijat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Yhteystiedot

Tietojen säilytysajat:

Asiakassuhteen ajan

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.3.4. Yhdistyksen jäsenyyden hallinta

Käsittelyn tarkoitus:

Jäsenyyden hallinta

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Yhdistyksen toiminta

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Jäsenet

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Yhteystiedot

– Liittymispäivä

– Luottamustoimet

Tietojen säilytysajat:

Jäsenyyden ajan

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

3.3.5. Tilojen vuokraaminen

Käsittelyn tarkoitus:

Tilojen vuokraaminen

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Varainhankinta

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Vuokralaiset

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

– Yhteystiedot

– Pankkitiedot

– Vuokrasopimus

Tietojen säilytysajat:

Asiakasuhteen ajan

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

 

3.3.6. Tiedon arkistointi

Käsittelyn tarkoitus:

Tiedon arkistointi

Tehtävä, johon tietoja käsitellään:

Arkisto

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä:

Oppilaat, henkilökunta, asiakkaat

Kuvaus henkilötietoryhmistä:

Arkistoitavat tiedot

Tietojen säilytysajat:

Arkistoimissäännön mukainen aika

Turvatoimet:

Pääsyn valvonta

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin tai

kansainvälisiin järjestöihin:

Ei siirretä

4 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Toisen asteen opintojen järjestäjille
  • Toisille kouluille oppilaan vaihtaessa koulua

5 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Agape-keskus ry:n rekisterien tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen opettaja tai koulun hallintoon kuuluva henkilö voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Arvosanat, poissaolot ym oppilaskohtaiset merkinnät

Opettajat säilyttävät näitä tietoja itsenäisesti.

6 Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (HetiL 26 §). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena. Tästä poikkeuksena ovat oppilaita koskevat arvosanat. Ne saadaan lukuvuosittain aina todistusten luovuttamisen yhteydessä.

Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.

Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

7 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä.

Tiedonkorjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.

Sähköpostitse lähetettävät korjauspyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.

8 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Agape-keskus ry voi luovuttaa rekistereistään markkina- ja mielipidetutkimusta tai koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten vain rekisteröidyn suostumuksella

(L621/1999, 16.3 §).

Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja kaikkia edellä mainittuja tarkoituksia varten. Rekisteröity voi kieltää tietojensa luovuttamisen, vaikka olisikin aiemmin antanut suostumuksensa tietojen käyttöön. Rekisteröidyllä on siten mahdollisuus kieltää tietojensa luovuttaminen, milloin tahansa Agape-keskus ry:lle postitse toimitettavalla lomakkeella tai sähköpostilla.

Pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Agape-keskukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen: Palkkatilankatu 6 D / 00240 Helsinki.

Sähköpostitse lähetettävät pyynnöt lähetetään osoitteeseen kristillinenkoulu@suhe.net.

 

Comments are closed.

© Agape-keskus ry. 2017